Frakter och tull kräver kunskap

När ditt företag ror hem en affär med den första kunden utomlands är glädjen stor bland medarbetarna. Vilken grej, nu får ni äntligen låta världen uppleva er produkt som ni tror så mycket på. Grattis till er!

Men sen ska alla detaljer klaffa. Ni har en efterfrågad produkt och säkerligen redan avtal på frakterna runt i Sverige. Men nu står ni inför utmaningen att frakta er produkt till ett annat land. Frågorna är många. Hur gör vi med frakt och tull? Vilka regler gäller? Var börjar vi?

Det går så klart att ha en transportör som fraktar godset från plats A till plats B och själv sköta både bokningarna av godset samt hantera tulladministrationen. Oftast vill vi som företag dock ägna tiden åt det vi är bäst på – vår produkt – och lämna fraktlösningen till andra. Vad ska vi då välja? En speditör eller ett TA-system? Vi börjar med att gå igenom begreppen först.

Speditören är spindeln i nätet

Speditören är ett företag som förmedlar och organiserar transporten av varor. Inte bara själva transporten från upphämtning av godset till leveransen. Du får en helhetslösning där du som kund har ett avtal med din speditör och du behöver enbart ha kontakt med dem. Speditören i sin tur är spindeln i nätet för din frakt och har egna avtal med flera olika underleverantörer som kontrakteras för att lasta och lossa dina varor, med olika transportsätt om det finns behov av det.

Speditören kan även sköta allt som rör tullfrågor som ditt eget tullombud. Bokningarna sker direkt till speditören och det går att köpa till flera andra tjänster så som KPI:er (Key Performance Indicators) och varuförsäkringar. En speditör kan även ta hand om mellanlagringar, tredjepartslogistik och lagerhantering.

TA-system ger koll på transportflödet

TA står för transportadministration, och är ett moln- eller skrivbordsbaserat system där du som företag kan hantera alla transporter. I systemet kan du göra dina bokningar, ta fram alla fraktdokument, hantera tull och spåra godset. Systemet kan även tillhandahålla rapporter och KPI:er.

TA-systemet går i många fall att integrera med ert ERP (Enterprise Resource Planning) och systemet kommunicerar i realtid med många olika transportörer. Vid behov finns även möjligheter att automatisera processer i ditt TA-system. Samt även koppla den automatiserade processen till ditt ERP-system. De transportörer som finns anslutna till TA-systemet ställs mot varandra och systemet kan med dina uppgifter erbjuda dig den bästa lösningen till det lägsta priset.

Lista behoven och jämför aktörerna

Du och ditt företag måste ta reda på vad som passar er bäst. Börja med att ställa upp de olika för- och nackdelarna med en speditör kontra ett TA-system efter att ni själva tagit fram alla era kravställningar och behov. Kartlägg ditt företags fraktbehov så att du sitter på all kunskap om vad ni behöver. Ta hänsyn till kostnaderna men ta även i beräkning vad ni som företag verkligen behöver.

• Personlig service eller digital hantering?
• En lastning om dagen av en leverantör eller klarar ni av många lastningar under hela dagen?
• Behöver ni ett helhetspaket med lagring, omlastningar, eller andra tjänster?
• Har ni ett ERP-system som går att integrera med TA-system?
• Vilka länder ska ni leverera till?
• Vilka KPI:er behöver ni?
• Vilka transporttjänster kräver era kunder?
• Vilka försäkringar behöver ni för ert godsflöde?
• Hur vill ni boka era transporter?
• Hur mycket administrativt jobb vill ni själva som företag göra?
• Vilka länder passerar ert gods igenom?
• Har aktören kunskap om tullreglerna och kraven för de länderna godset ska passera eller ankomma till?
• Kan aktören med er hjälp ta fram alla dokument som krävs för transporten?

Lista alla era behov och ställ sedan de olika aktörerna mot varandra både gällande villkor, service, kunskap och kostnader.

Viktigt! Ditt företag har ansvar inför Tullverket

Oavsett vad du väljer är det viktigt att alltid ha i åtanke att du som företag har ansvar för vilka uppgifter rörande ditt företag som lämnas till Tullverket. Ta alltid reda på vem som bär ansvaret för transporten och när går ansvaret över från dig till transportören? Se över era varuförsäkringar, vad ingår och vad behöver ni för att täcka upp för de varor ni hanterar och i de länderna ni ska leverera till?

Mina bästa tips: fråga era kontakter, ställ aktörer mot varandra och känn ditt företag.
• Hur gör företagen runt er med sina frakter? Använd dina befintliga kontakter och ta reda på hur de gör med sina transporter och vilka lösningar de själva kommit fram till.
• Gör en upphandling, ta in material från flera olika aktörer, be olika systemansvariga att redovisa vad de kan göra för er. Ställ krav och jämför hur dina krav kan mötas från de olika aktörerna.
• Kunskap är makt. Om du kan ditt företag, har kunskap om era rutiner och vad ni behöver så finns grunden till ett bra samarbete kring era frakter – oavsett vilken aktör ni väljer.

Har du frågor om frakter och tull med mera?

Tveka inte att höra av dig till mig och mina kollegor på Qsys. Vi hjälper dig gärna med råd om allt som rör frakter, tull, speditörer och TA-system.

Kontakta gärna mig!

Mikaela Amritzer, Logistikkonsult

mikaela.amritzer@qsys.se